メンバーがそれぞれ異なる場所で仕事をすることが多くあるわけですが、そういった中での所内コミュニケーションは、現在、ビジネスチャット（Slack）とオンラインビデオ会議（Zoom）を中心としています。これまでは、図面や計算書のチェック、設計におけるさまざまジャッジは、オフィスを中心として行ってきましたが、オンラインをベースにすることで、メンバーがどこにいても迅速にコミュニケーションをとれるため、チェックやジャッジのスピードが格段に速くなりました。
メンバーは、オフィス、自宅、出張先等のそれぞれの場所において同環境で仕事が可能なように、パソコン機器、ネットワーク、セキュリティー環境を整備しています。またメンバーには03で始まる直通電話を割り当てました。これまでの電話連絡は、オフィスの代表電話に掛けて頂き、不在の場合は、携帯電話に掛けて頂くか、改めてかけ直して頂いておりました。今回導入した直通電話は、居場所に関わらず出ることが可能なので、よりスムーズに電話連絡を行うことができます。なお、直通電話に出られない時は、現場検査や打合せを行っている時なので、お手数ですが、時間をおいて改めて掛け直して頂くか、メール等で伝言頂ければ幸いです。
「場所を選ばない働き方」によって１日の使い方のバリエーションが大幅に増えました。先日、金曜日の12:00～14:00に札幌で現場視察があったのですが、これまでなら朝、飛行機で札幌へ行って、視察を終えて、夕方の飛行機で東京に戻り、帰宅するのは夜で、その１日はそれ以外の仕事はできませんでした。しかしながら「場所を選ばない働き方」によって、、、
＜ある日の札幌出張＞
08:00 東京から飛行機で札幌へ
10:00 空港からオンラインで所内朝礼に参加
12:00 現場視察
14:00 ホテルチェックイン
15:00 オンライン会議①参加
16:30 オンライン会議②参加
18:00 オンライン会議③参加
19:00 業務終了 札幌泊 翌朝、飛行機で東京へ
というように、目的の現場視察以外に所内朝礼とオンライン会議の計４件の打合せを行うことができました。札幌への交通費は、航空券だけ買うよりも1泊のパック旅行で買った方が安いケースが多く、この日の夜は、札幌で美味しいものを食べて、翌朝はホテルでゆっくりと朝食をとってチェックアウトし、土曜の午前に帰宅。効率良く仕事をこなすと共に、ちょっとしたリフレッシュにもなり、ライフ・ワーク・バランスを保つことができます。
場所を選ばない働き方、オンライン打合せの活用により、より効率の良い仕事が可能となり、結果として設計の質を向上させることができると感じています。次回は「オンライン打合せの積極的な活用」について書いてみたいと思います。
